各部门：
为进一步规范工作流程、提高办公效率，增强部门间协作和资源共享，节约运行成本，提升管理水平。自2015年12月1日起将在全校范围内启用办公自动化系统（以下简称OA系统），现将有关事项通知如下：
一、系统使用对象
OA系统的使用对象为全校教职工。
二、系统使用方法
（一）登录网址：
或通过公共信息服务平台登录：
手机访问（APP下载）
（二）登陆帐号：每位教职工的初始用户名和初始密码分别是教职工的一卡通号（十位）和身份证后六位（X以0代替）。用户进入系统后请及时修改密码，并妥善保管用户名和密码，不得随意将用户名和密码告知他人。
（三）操作方法：详细操作方法，见附件1《无锡职业技术学院办公自动化（OA）用户使用手册》，附件2《OA系统用户操作手册（简要版）》，进一步了解系统的具体操作方法。
（四）移动OA：相关下载和使用方法见附件3《移动OA使用简要说明》
三、工作要求
（一）自2015年12月1日起，OA系统在全校范围内正式运行，届时学校公告栏只能浏览以前相关内容，不再具有发布信息功能。学校公文处理（非涉密文件），包括各类通知、公告、信息传阅、文件会签、周程管理、会议室申请、部门间业务往来、资料归档、党委会及校长办公会议题的报送等有关办公事项将全部通过OA系统处理。
（二）在OA系统的运行初期，即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内（两周以内），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。
（三）各单位应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各部门主要负责人必须高度重视此项工作，以身作则，带头运用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应，要保持耐心，切忌出现急躁、抵触情绪；要严格要求本单位工作人员使用OA系统，积极参加学校组织的系统操作培训，组织好本单位教职工的内部培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。
（四）各单位负责人和各单位指定的OA秘书要在上班时间内经常性登陆网上办公系统，每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次，及时查看“待办事项”，及时处理相关文件和信息，确保政令（信息）畅通。其他人员也必须经常登录OA系统，处理属于自己的待办事项。单位负责人、OA秘书及其他人员出差或请假外出期间，须指定授权的代办人代办相关工作事宜。对未及时上网查收公文、贻误工作的要追究单位负责人及有关人员责任。
（五）根据保密工作有关规定和“涉密不上网，上网不涉密”的要求，不得在OA系统上处理任何涉密文件。
（六）在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。
四、系统管理与技术保障
OA系统运行的组织与管理工作由学校办公室负责，技术保障工作由网络与信息中心负责。各部门在使用OA系统办公过程中，应及时发现问题和不足，及时向学校办公室和信息网络中心反馈意见和建议，从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下：
（一）OA系统运行的组织与管理工作：
孙杰（负责OA系统的总体协调、党委会及校长办公会议题报送，81838823，15251606161）
张敏（负责学校公文流转，81838824，13961797276）
房磊（负责协调解决OA系统使用中的意见和建议，81838821，13656197920）
（二）系统运行、技术支持：
张小艾（信息化中心，81838662，13961714652）
同时，为更好、更及时的解决各部门反映的问题，学校建立锡职院办公群，群号：465221960。请各部门指派一名OA秘书加入该群。
特此通知。
校办、信息化中心
二〇一五年十一月二十七日
附件1.
无锡职业技术学院办公自动化（oa）用户使用手册（详细版）.doc
附件3.移动oa使用简要说明.docx
